Studioprogramm


Mitglieds-Profil

 

Mitglied anlegen

Im Hauptmenü auf links in der senkrechten Leiste auf „Mitglieder klicken dann öffnet das Fenster „Kundenverwaltung“

  • „F4 Neu“ –> Bei Status „Mitglied“ auswählen–> WICHTIG MG-Nummer richtig eingeben, diese kann im im späteren Verlauf nicht mehr geändert werden–> Die restlichen Daten eingeben.
  • Rechts auf der höhe vom „Status“ sind zwei Reiter mit Zusatzdaten und Bankdaten. Hier geht ihr auf Bankdaten und nun habe ihr zwei Möglichkeiten:

Bankdaten vorhanden

  • Zahlungsart „Lastschrift“ auswählen
  • IBAN eingeben–> BIC wird i.d.R. automatisch eingefügt“–> Kontoinhaber eintragen(passiert hier i.d.R. auch automatisch, aber aufpassen falls Kontoinhaben von Anmeldender abweicht.

Bankdaten nicht vorhanden

  • Zahlungsart „Überweiser“ auswählen

Hier gehts dann bei beiden gleich weiter

  • Oben auf den Reiter „Check In/Out“ klicken. Im Feld „Ausweisnummer“, evtl. vorhandene Ziffern löschen und dann die Karte an den Sensor halten und „F2 Sichern“

Es öffnet sich ein neues Fenster

  • Laufzeit auswählen

Es öffnet sich ein neues Fenster

  • „Vertragsbeginn „= siehe Datum oben rechts auf der Mitgliedschaft
  • „Zahlungsbeginn“ = Nächster Abbuchungszyklus
  • „Zutritt“ =Vertragsbeginn
  • „Aufnahme inkl. Pfand“ evtl. anpassen
  • Beitrag muss nicht verändert werden –> F2-Sichern

Wenn der Vertragsbeginn und der Zahlungbeginn nicht dasselbe Datum haben, öffnet sich ein Fenster mit einem „Differenzbeitrag“.

Hier einfach auf „abbuchen“ klicken, ohne ein Datum einzutragen.

ACHTUNG: Bei Überweisern muss der Betrag natürlich erhöht werden. Dieser wird aber nachdem das Mitglied angelegt wurde angepasst. Ansonsten wird der Differenzbeitrag mit dem Höheren Betrag gerechnet. Wenn die Kundin dann aber ihre Bankdaten noch vor der ersten Abbuchung bringt, wird der Beitrag wieder zurückgesetzt. Das ist beim Differenzbeitrag aber nicht möglich und würde die Kundin dann mehr bezahlen. Deswegen erst den Differenzbeitrag mit dem rabattierten Beitrag berechnen und sofort im Anschluss umändern.

 

Abfragen von Mitgliedern nach Zahlungs-Status

  • Suche nach „Überweiser“, „Barzahler“ oder „Abbuchung“ …

 

Fragen von Mitglied zu Beiträgen/Abbuchungen

  • Mitglied mit beliebigem Begriff wie z. B. Name suchen
  • „Kontenblatt der FiBu“ öffnen

 

Manuell Beitragsbelastungen oder Gebühren bei Mitglied buchen

  • Mitglied suchen –> „Gesamtübersicht Beiträge“ –> „Neu“
    • „Sonstiges“ auswählen –> Summe eingeben –> Buchungstext eingeben (z. B. „Rabattstornierung 3 €/Woche“)
    • Achtung bei Differenzbetrag: Umrechnen auf höheren Beitrag, wenn Kunde von Abbucher zu Überweiser wird!
    • „Kunde zahlt später“ auswählen und bestätigen

 

Überwiesenen Beitrag von Mitglied erfassen

  • In Menüleiste oben „offene Posten“ anklicken –> „KdNr“ –> „Forderungen“
  • Kunde suchen (Quicksuche): * eingeben, um alle zu suchen ODER eben nach Namen suchen
  • entsprechenden Beitrag auswählen –> (F4) „Bezahlen“ klicken –> „auf Bankkonto“ auswählen

 

Kontakte verwalten (IBs, Trainernotiz, MGV)

  • IB/MG/Kunde auswählen und links auf „Kontakte“ klicken
  • „Neues Telefonat“ –> „erreicht/nicht erreicht“
  • „Neuer Kontakt“ –> „Am xx.xx.xxxx melden“ eintragen –> Dann kommt zu diesem Tag eine Erinnerung bei Programmstart
  • Trainernotizen mit heutigem Datum und Infos dazu eintragen –> „erledigt“ klicken
  • Unter „Scannen“ können Dokumente dazu eingescannt werden

 

Überweiser auf Abbuchung umstellen

  • Zahlungsweise auf „Abbuchung“ bzw. „Lastschrift“ stellen
  • Offene Beiträge im Beitragskalender ansehen und auf „Bankeinzug Ja“ stellen, damit sie mit abgebucht werden
  • Beitag beim Vertrag korrigieren (Bei Lastschrit 12€ weniger als bei Überweiser)

 

Lastschrift auf Überweiser umstellen

Bsp.: Wenn Kunden der Abbuchung wiedersprochen haben

  • Im Programm auf „Mitglieder“ –> Kundin eingeben –> „F3-Ändern“ –> Unter dem Reiter „Bankdaten“ kann die Zahlungsart auf „Überweiser gestellt werden –> „F2-Sichern“
  • Im unteren Bereich doppelklick auf die MG um diese zu öffen. Links auf „F3- Vertrag ändern“
  • Nun den Beitrag richtig eintragen (i.d.R. +12€) –> „F2-Sichern“

 

Kündigung erfassen

  • Mitglied aufrufen –> „Vertragsverwaltung“ auswählen –> Kündigung eingeben
  • Beitragskalender öffnen und letzten Beitrag als Differenzbetrag individuell abändern („individuelle Änderung pro Beitrag“)
    • Differenzbetrag errechnet sich aus Letzter Buchungstag bis Laufzeitende. Das heißt Wochenbeitrag / 7 * Resttage inkl. Buchungstag = Differenzbetrag

 

Ruhezeit und rückwirkende Ruhezeit

  • Mitglied aufrufen –> Doppelklick auf Vertrag –> Klick auf „Beitragskalender“
  • „Ruhezeit buchen/stornieren“ auswählen
    • Nur ganze Abbuchungen, nicht Wochen-Beitrag, können pausiert werden (z. B. bei 6 Wochen-Beiträgen Ruhezeit müssen 1,5 Abbuchungen als Ruhezeit erfasst werden)
    • Bei rückwirkender Ruhezeit im rechten Fenster die Sperrzeiten durch Doppelklick löschen –> „Neue Sperrzeit“ eingeben –> „speichern“ klicken
    • Dann erscheint der Beitragskalender. „Gebühr für Ruhezeit“ auf „Anteiliger Beitrag Ruhezeit“ stellen

 

Nachträglicher Ausdruck der Abbuchungsliste

  • „Zusatzmenü“ –> FiBu –> Oben im Reiter auf „Offene Posten“–>Kunden–> Bezahlte Forderungen

Es öffnet sich ein Fenster

  • Oben links auf „Datei“–> letzte Abbuchung über DTA anklicken
  • Rechts im Fenster erscheinen die letzten Abbuchungen –> Mit Doppelklick auswählen–> Datei–> Drucken

Es öffnet sich ein neues Fenster

  • Doppelklick auf „KbezFord.Ist“ –> Fertig

 


 

Rücklastschriften

  • Kunden die Wiedersprochen haben zuerst auf Überweiser stellen und Beitrag anpassen. (Siehe oben bei Lastschrift auf Überweiser umstellen)
  • Klick auf „Zusatzmenü“ –> auf „FiBu“ –> auf „f5-Übersicht“ –> „Rücklastschrift“
  • Rücklastschrift eingeben
    • KS-Idend-Nr eingeben (steht auf der Abbuchungsliste) –> Suche starten
    • Es werden alle Datensätze angezeigt (Beitrag kontrollieren)
    • „F4-Rücklast“ klicken dann öffnet sich ein neues Fenster
    • Rechts sieht man ein Fester mit „Bankeinzug“ hier werden die Häkchen beim 1. Mal gelassen um sie beim nächsten Mal nochmal mit abzubuchen. Dies gilt allerdings nicht bei einem Wiederspruch (Hier Häckchen entfernen).
    • Eigene Gebühr: 12€ –> Buchungstext: Rabattstornierung 3€/Woche
    • Bei nur 1 fehlgeschlagenen Abbuchung wird nochmals abgebucht und Abbucher-Rabatt im Beitrag beibehalten.
    • Fremdgebühr: 10€ –> Buchungstext: Bankgebühr für Rücklast
    • Bankgebühr eintragen und evtl. Mahngebühr eintragen (wenn dies bereits die zweite missglückte Abbuchung ist, wird bei „Mahngebühr“ der rückwirkend höhere Beitrag für Überweiser eingetragen (Felix?)
    • wer war Schuld an RüLa: auswählen –>Grund für Rücklast: auswählen
    • Abbuchen ab: Hier nichts eintragen, wenns beim nächsten mal wieder abgebucht werden soll
    • auf „buchen“ klicken

 

Mahnungen 1x monatlich

  • Mahnungen immer direkt bei Rücklastschrift eingeben und fester Tag (insg. 1x im Monat)
  • Klick auf „Zusatzmenü“ –> „FiBu“ –> Anmelden –> „F3 Mahnen“ –> „F1 Suchen“

Es öffnet sich ein neues Fenster

  • Rechnungstyp –> Alle Häkchen lassen
  • Kudenstatus –> Alle Häkchen lassen
  • „F2 Übernehmen“ –> „F1 Suche Starten“
  • Jetzt werden alle aufgelistet –> „F4 Drucken“

Es öffnet sich ein Hinweis, wie viele Blätter zum Ausdruck benötigt werden. Mit „OK“ bestätigen. Dann erst warten, bis die Ausdrucke alle ausgedruckt sind. Diese erst überprüfen, bevor man die Mahnungen mit klick auf „Ja“ bucht.

 

Clubbeitrag buchen

  • Mitglieder –> „F1-Suchen“ –> Suche nach Gruppen –> Übersicht Beiträge
  • LZ 24 wählen –> oben links auf „weitere Funktionen“ –> Einmalzahlung Selektion (Trainerpauschale)
  • Es öffnet sich ein Fenster(Sicherheitsabfrage), mit „Ja“ bestätigen
  • Bei Buchungsvorschlag Clubbeitrag auswählen (wurde eingerichtet)
  • Bei Summe 99,00 eingeben
  • Abbuchung fällig ab: 30.09.201x (?)
  • Zahlung abbuchen
  • ACHTUNG: 2x durchführen (1x 24 Monate und 1x 15 Monate)

 

Rückerstattung Kartenpfand

  • Die Kundin bei „Mitglieder“ aufrufen und in den Bankdaten oben die BLZ und KontoNr. eintragen
  • Dann auf „Zusatzmenü“–> „FiBu“–> Kennwort eingeben–> „F1 Buchen“–> „F4Neu“–> 2x Enter drücken

Nun ist man in der Zeile „Haben-Konto“. Hier den Namen der Kundin eintragen. Diese erscheint dann rechts im Fenster. Doppelklick auf den Namen öffnet sich ein neues Fenster.

  • „F7-Gutschrift“–> im „Soll-Konto“ 8404 eingeben–> Enter
  • „Brutto-Betrag“ –> 25,00 eingeben–> Enter
  • „Buchungstext“–> Kartenpfand zurück fraufigur  –>(hier kein „+“ zwischen frau und figur)–> Enter

Es öffnet sich ein neues Fenster. Bei „Abb.“ muss ein x sein –> „F2 sichern“ und alle Fenster schließen nur dann erscheint oben im Reiter „Offener Posten“.

  • „Offener Posten“–>“Überweisen“–> „Kunden“–> „Sepa-Überweisung“ –> Name der Kundin eingeben

Nun muss die XML-Datei per Mail in die Buchhaltung geschickt werden. Diese Datei befindet sich in:

  • Coputer–> SYSTEM(C:)–> KS-Fitness–> Mandant.001–> Sepa

Zuletzt müssen die Daten von der Karte gelöscht werden.

  • Kundin wieder im Hauptmenü bei „Mitglieder“ aufrufen–> im Reiter oben auf „CheckIn/Out“–>“F3 Ändern“–> Ausweisnummer rauslöschen und „F2 Sichern“

Wenn die Karte unbeschädigt ist und nur leichte Gebauchspuren hat, wieder zurück zu den neuen Karten legen.


 

IB-Bearbeitung

  • Benötigte Mindestdaten: „Vorname“, „Name“, „Kontaktdaten“, „PLZ“ (kann auch 1234 eingegeben werden)
  • Einrichten:
    • Auswahlfelder: Eintrag mit Alt+F3 hinzufügen
    • Checkboxen: Zuordnen mit Anklicken des schwarzen Balkens

 


 

Statistik aufrufen

  • Klick auf „Zusatzprogramme“ –> „Statistiken“ –> Auswahl treffen
  • Bei IB/MG unter „Sonstiges“ Berater eintragen
    • KBM-Plus auf Desktop öffnen
      • „TQM“ –> „Beratungen“ –> „von-bis“ oder „Jahresüberblick“ unten links wähen
    • Jahresziele: Zusatzprogramme –> Controllingwerte

 


 

Manuelle Datensicherung

  • USB-Stick an PC anschließen und als Ordneransicht öffnen
  • \\C:\ks-fitness\ öffnen und Ordner „Mandant 001“ Rechtklick –> „kopieren“
  • Dann Rechtklick in das Fenster des USB-Sticks und „einfügen“
  • USB-Stick Fenster schließen und unten rechts am Bildschirmrand, neben der Uhr, auf „Hardware sicher entfernen“ klicken
  • USB-Stick auswählen und „auswerfen“ klicken
  • USB-Stick vom PC abziehen und mitnehmen